【2025年版】一人社長が業務効率化するコツ｜時間術とツール活用

一人社長の皆さん、業務効率化は永遠の課題ですよね。

この記事は、時間管理とタスク整理、そして厳選ツールの活用で、あなたのビジネスを加速させるヒントが満載です。

この記事でわかること:

一人社長が業務効率化するための時間術とツール活用

一人社長は、時間管理がとても大切です。

ポモドーロテクニックで集中力を高める

ポモドーロテクニックは、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返す時間管理術です。

人間の集中力は、25分程度しか持続しないと言われています。

ポモドーロテクニックを活用することで、集中力を維持しながら作業に取り組めます。

例えば、スマートフォンのタイマー機能を活用してポモドーロテクニックを実践している一人社長もいます。

メリット	デメリット
集中力が高まる	作業が中断される場合がある
時間管理がしやすくなる	休憩時間が短いと感じる
仕事の生産性が向上する	–

タイマーを活用して、まずは試してみるのがおすすめです。

1日のスケジュールを事前に計画する

1日のスケジュールを事前に計画すると、時間を有効に使えます。

厚生労働省の調査によると、計画的に仕事をしている人は、そうでない人に比べて、労働時間が短い傾向にあります。

例えば、前日の夜や当日の朝に、その日やるべきことをリストアップしている一人社長もいます。

手順	説明
タスクの洗い出し	今日やるべきタスクをすべて書き出す
優先順位付け	各タスクの重要度と緊急度を考慮する
時間の見積もり	各タスクにかかる時間を見積もる
スケジュール作成	見積もり時間に基づいて予定を組む

計画に縛られすぎず、状況に応じて柔軟に修正しましょう。

休憩時間を必ず確保する

業務効率化のためには、休憩時間を必ず確保することが大切です。

休憩を取らずに作業を続けると、集中力が低下し、生産性が落ちます。

例えば、1時間に1回、5分から10分程度の休憩を取るようにしている一人社長もいます。

休憩方法	効果
軽いストレッチ	体の疲れをほぐす
目を休ませる	目の疲れを軽減する
コーヒーブレイク	気分転換になる

タイマーをセットして、休憩時間をしっかり管理しましょう。

Googleカレンダーでスケジュールを一元管理する

Googleカレンダーでスケジュールを一元管理すると、予定の重複や抜け漏れを防げます。

Googleカレンダーは、スマートフォンやパソコンなど、さまざまなデバイスからアクセスできます。

例えば、打ち合わせの予定やタスクの締め切りなどをGoogleカレンダーに入力している一人社長もいます。

機能	説明
予定の作成・編集	予定の追加、変更、削除が簡単に行える
共有	他のユーザーと予定を共有できる
リマインダー	予定の開始時間前に通知を受け取れる
繰り返し設定	毎週、毎月など、定期的な予定を簡単に設定できる
複数カレンダーの管理	仕事用、プライベート用など、複数のカレンダーを使い分けられる

Googleカレンダーを活用して、スケジュール管理のストレスを軽減しましょう。

時間帯によって業務内容を固定化する

時間帯によって業務内容を固定化すると、仕事のリズムを作りやすくなります。

人間の脳は、時間帯によって得意な作業が異なります。

例えば、午前中は集中力が必要な作業、午後はメールの返信や事務作業など、時間帯に合わせて業務を割り当てている一人社長もいます。

時間帯	おすすめの業務
午前中	企画書作成、提案書作成
午後	メール返信、データ入力
夕方	顧客対応、電話対応

業務の固定化は、生産性向上の第一歩です。

一人社長が業務効率化するためのタスク管理術

一人社長は、日々の業務に追われ、タスク管理に悩むことが多いかと思います。

しかし、タスク管理術を身につけることで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

Trelloでタスクを視覚的に管理する

Trelloは、カンバン方式でタスクを視覚的に管理できるツールです。

Trelloの「ボード」はプロジェクト全体を表し、「リスト」は各タスクの状態（例：To Do、進行中、完了）を示し、「カード」は個々のタスクを表します。

各カードには、タスクの詳細、担当者、締め切り日などを記述できます。

項目	説明
ボード	プロジェクト全体を表す
リスト	タスクの状態（例：ToDo、進行中、完了）を示す
カード	個々のタスクを表す。タスクの詳細、担当者、締め切り日などを記述できる
チェックリスト	カード内でさらに細かいタスクを管理できる
ラベル	タスクの分類や優先度などを色で区別できる
締め切り日	タスクの期限を設定できる。期限が近づくと通知を受け取れる
添付ファイル	タスクに関連するファイルを添付できる

例えば、Webサイト制作プロジェクトでは、「デザイン」「コーディング」「コンテンツ作成」などのリストを作成できます。

そして、各リストに「トップページデザイン」「会社概要ページコーディング」などのタスクカードを追加できます。

Google ToDoで毎日のタスクを整理する

Google ToDoは、Googleが提供するシンプルなタスク管理ツールです。

GmailやGoogleカレンダーと連携できるのが特徴です。

Google ToDoでは、タスクの追加、編集、削除、完了処理が簡単に行えます。

また、リストを作成してタスクを分類したり、サブタスクを作成してタスクを細分化したりすることも可能です。

項目	説明
マイタスク	デフォルトのリスト。すべてのタスクがここに表示される
リスト	タスクを分類するためのリストを作成できる（例：仕事、プライベート、買い物など）
タスク	実行するタスクを記述する
詳細	タスクに関するメモを記述できる
サブタスク	タスクをさらに細かいタスクに分割できる
締め切り日	タスクの期限を設定できる。期限が近づくと通知を受け取れる

例えば、毎日必ず行うタスク（メールチェック、SNS投稿など）をリスト化し、Google ToDoで管理することで、タスクの抜け漏れを防げます。

タスクの優先順位を明確にする

タスクの優先順位を明確にすることは、業務効率化の第一歩です。

優先順位を付ける方法として、「緊急度と重要度のマトリクス」がおすすめです。

このマトリクスでは、タスクを以下の4つのカテゴリに分類します。

優先順位	緊急度	重要度	タスクの例
1	高い	高い	クレーム対応、納期直前のタスク
2	低い	高い	新規事業の計画、スキルアップのための学習
3	高い	低い	突然の来客対応、重要でない会議への出席
4	低い	低い	雑談、不要なメールのチェック

例えば、顧客からの問い合わせ対応（緊急度：高、重要度：高）は最優先、新しいサービスの企画（緊急度：低、重要度：高）は2番目に対応します。

締め切り日を設定する

すべてのタスクに締め切り日を設定しましょう。

締め切り日がないタスクは、ついつい後回しにしてしまいがちです。

タスク管理ツールを活用すれば、締め切り日が近づくと通知を受け取れるので便利です。

例えば、TrelloやGoogle ToDoでは、締め切り日を設定すると、自動的にリマインダーが送信されます。

大きなタスクは細分化する

大きなタスクは、着手するまでに時間がかかったり、途中で挫折してしまったりすることがあります。

たとえば、「新しいWebサイトを作成する」という大きなタスクは、「Webサイトの構成案を作成する」「デザインを作成する」「コーディングする」「コンテンツを作成する」「公開する」といった小さなタスクに分割できます。

一人社長が業務効率化するためのツール活用術

一人社長は、業務を効率化するためにツールを最大限に活用する必要があります。

会計ソフトfreeeで経理業務を自動化する

freeeは、経理業務を自動化するクラウド会計ソフトです。

freeeを導入することで、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取得し、仕訳を自動で作成できます。

2023年の調査では、freeeの利用企業は経理業務にかかる時間を平均で50%削減できたという結果が出ています。

項目	詳細	評価
自動仕訳機能	銀行口座やクレジットカードの明細と連携し、自動で仕訳を作成	◎
レポート作成機能	経営状況をリアルタイムで把握できるレポートを自動で作成	◯
サポート体制	チャットやメール、電話でのサポートが充実しており、初心者でも安心して利用できる（対応時間は平日9:00～18:00）	◯

まずは無料プランから試してみて、自社に合うかを確認すると良いでしょう。

Chatworkでコミュニケーションを効率化する

Chatworkは、社内外とのコミュニケーションを効率化するビジネスチャットツールです。

Chatworkを利用することで、リアルタイムなコミュニケーションが可能になり、業務効率が向上します。

2024年のデータでは、Chatworkを導入した企業の約60%が、コミュニケーションにかかる時間を30%以上削減できたと回答しています。

項目	詳細	評価
チャット機能	グループチャットやダイレクトメッセージで、リアルタイムなコミュニケーションが可能	◎
タスク管理機能	タスクの作成、担当者の割り当て、期限の設定が可能	◯
ビデオ通話機能	音声通話やビデオ通話で、場所を問わず打ち合わせが可能（無料プランでは1対1のみ、有料プランでは複数人での通話が可能）	◯

Chatworkを活用して、コミュニケーションの無駄をなくしましょう。

Dropboxでファイルを共有・管理する

Dropboxは、ファイルの共有と管理を効率化するオンラインストレージサービスです。

Dropboxを使用すると、ファイルをクラウド上に保存し、リンクを共有するだけで、簡単にファイルを共有できます。

2023年の調査では、Dropboxの利用企業の約70%が、ファイル共有にかかる時間を20%以上削減できたと回答しています。

項目	詳細	評価
ファイル共有機能	リンクを共有するだけで、簡単にファイルを共有可能	◎
バージョン管理機能	ファイルの変更履歴を自動で保存し、過去のバージョンに復元可能（無料プランでは30日間、有料プランでは最大1年間）	◯
セキュリティ機能	ファイルの暗号化や2段階認証など、セキュリティ対策が充実（無料プランでも基本的なセキュリティ機能は利用可能、有料プランではより高度なセキュリティ機能が利用可能）	◯

Dropboxでファイル管理のストレスを軽減し、業務に集中しましょう。

Google Workspaceを活用する

Google Workspaceは、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど、ビジネスに必要なさまざまなツールをまとめたサービスです。

Google Workspaceを導入することで、各種ツール間での連携がスムーズになり、業務効率が向上します。

例えば、Gmailで受信したメールの内容をGoogleカレンダーに予定として追加したり、Googleドキュメントで作成した資料をGoogleドライブで共有したりできます。

2023年のデータでは、Google Workspaceを導入した企業の約80%が、業務効率が向上したと回答しています。

項目	詳細	評価
Gmail	メールの送受信、迷惑メールフィルタリング、ラベルによる整理など	◎
Googleカレンダー	スケジュール管理、共有、会議の招待など	◯
Googleドライブ	ファイルの保存、共有、共同編集など（無料プランでは15GBのストレージ、有料プランでは最大5TBのストレージが利用可能）	◯
Googleドキュメント	文書作成、共有、共同編集など	◯

Google Workspaceで、日々の業務をより効率的に進めましょう。

Slackで情報共有をスムーズにする

Slackは、チーム内のコミュニケーションと情報共有を効率化するビジネスチャットツールです。

Slackでは、チャンネルと呼ばれるグループを作成し、目的別に情報を整理できます。

例えば、「営業」「開発」「マーケティング」など、部門ごとのチャンネルを作成したり、「プロジェクトA」「新商品開発」など、プロジェクトごとのチャンネルを作成したりできます。

2024年の調査では、Slackを導入した企業の約75%が、情報共有にかかる時間を25%以上削減できたと回答しています。

項目	詳細	評価
チャンネル機能	目的別にグループを作成し、情報を整理	◎
検索機能	過去のメッセージやファイルを検索	◯
連携機能	外部サービスとの連携が可能（Googleドライブ、Dropbox、Trelloなどとの連携が可能）	◯

Slackを活用して、チーム内のコミュニケーションを活性化し、生産性を高めましょう。

一人社長におすすめの業務効率化ツール

業務効率化ツールは、日々の業務をスムーズにし、時間を有効活用するために不可欠です。

TimeCrowdで作業時間を記録する

TimeCrowdは、どの業務にどれくらいの時間を費やしているのかを可視化できるツールです。

個人の時間管理はもちろん、チームでのプロジェクト管理にも活用できます。

2023年の調査では、TimeCrowdを導入した企業の85%が、従業員の生産性向上を実感したと回答しました。

項目	詳細
料金プラン	1,650円/月～（税込）
無料トライアル	あり
主な機能	時間計測、レポート作成、プロジェクト管理
連携可能なツール	Googleカレンダー、Asanaなど

TimeCrowdで作業時間を記録することで、時間の使い方を客観的に把握し、改善点を見つけられます。

Asanaでプロジェクトを管理する

Asanaは、タスク管理、プロジェクト管理、チームのコラボレーションを促進するプラットフォームです。

ガントチャートやカンバンボードなど、多様な表示形式でプロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。

2024年のデータでは、Asanaを導入した企業の70%が、プロジェクトの納期遵守率が向上したと報告しています。

項目	詳細
料金プラン	無料プランあり、有料プランは1ユーザーあたり月額1,200円から
無料トライアル	あり
主な機能	タスク管理、プロジェクト管理、カレンダー、レポート、ワークフロー、フォームなど
連携可能なツール	Google Workspace、Microsoft Teams、Slack、Zoomなど

Asanaを導入してプロジェクト全体を可視化し、タスクの抜け漏れを防ぎましょう。

Zoomでオンライン会議を行う

Zoomは、オンライン会議やウェビナーを開催できる、世界中で利用されているWeb会議システムです。

場所を選ばずに、クリアな音声と高画質の映像で、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

2023年には、Zoomの1日あたりの会議参加者数は3億人を突破しました。

項目	詳細
料金プラン	無料プランあり、有料プランは1ホストあたり月額2,000円から
無料トライアル	あり
主な機能	Web会議、ウェビナー、画面共有、録画、チャットなど
連携可能なツール	Google Workspace、Microsoft Teams、Slackなど

移動時間を削減し、より多くの時間を確保するために、Zoomでオンライン会議を積極的に活用しましょう。

Canvaでデザインを作成する

Canvaは、プレゼンテーション資料、SNS投稿画像、名刺、チラシなど、さまざまなデザインを簡単に作成できるツールです。

豊富なテンプレートや素材が用意されているため、デザインの知識がない方でも、プロ並みのクオリティのデザインを作成できます。

Canvaのユーザー数は、2024年現在で全世界で1億7000万人を超えています。

項目	詳細
料金プラン	無料プランあり、有料プランは月額1,000円から
無料トライアル	あり
主な機能	デザイン作成、テンプレート、素材、フォント、写真編集など

Canvaを活用すれば、外注コストを削減し、ご自身でスピーディーにデザインを作成できます。

Nottaで音声を自動で文字起こしする

Nottaは、会議やインタビューなどの音声を、AIが自動でテキスト化してくれるサービスです。

日本語だけでなく、英語や中国語など、多言語に対応しています。

2023年の調査では、Nottaの文字起こし精度は98%以上に達しています。

項目	詳細
料金プラン	無料プランあり、有料プランは月額1,200円から
無料トライアル	あり
主な機能	音声の自動文字起こし、リアルタイム文字起こし、話者識別、翻訳など
連携可能なツール	Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど

Nottaで文字起こしを自動化することで、議事録作成などの時間を大幅に短縮できます。

まとめ

この記事では、一人社長が業務を効率化するための具体的な方法を紹介しました。

まずは、ご自身の時間の使い方やタスクの進め方を見直してみて、紹介したツールを試してみてはいかがでしょうか。

よくある質問（FAQ）

一人社長は、外注を検討すべきでしょうか？

はい、一人社長が業務効率化を目指す上で、外注は非常に有効な手段の一つです。特に、ご自身の専門外の業務や、時間がかかる単純作業などを外注することで、より重要な業務に集中できるようになります。

業務効率化ツール導入の注意点はありますか？

はい、業務効率化ツールを導入する際には、いくつか注意点があります。まず、導入前に、本当にそのツールが必要かどうかを検討することが大切です。また、無料トライアルなどを活用して、実際に使ってみて、自社の業務に合うかどうかを確認しましょう。

一人社長が抱えがちな悩みには、どのようなものがありますか？

一人社長は、業務過多による時間不足、孤独感、資金繰りなど、さまざまな悩みを抱えがちです。しかし、これらの悩みは、適切なツールやサービスの活用、コミュニティへの参加などで、解決できる場合があります。

業務効率化に成功した一人社長の事例はありますか？

はい、業務効率化に成功した一人社長の事例は数多くあります。例えば、ある一人社長は、タスク管理ツールを導入して、タスクの抜け漏れをなくし、業務時間を20%削減しました。